PPBS: A MANAGEMENT INNOVATION / PPBS: INNOVACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN POR JAMES SOLEM AND HERBERT D.WERNER (TRADUCCIÓN)

PPBS: a management innovation / PPBS: innovación en la administración por James Solem and Herbert D. Werner.

Original Text at

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Estos artículos discuten los diferentes puntos de vista hacia el PPBS (planning, programming, budgeting system), las ventajas, desventajas así como los diferentes campos donde puede ser usado. Hablar del PPBS es hablar de una herramienta útil en el desarrollo, manejo y evaluación de programas de Extensión. La atracción especial del PPBS está en la evaluación y desarrollo de nuevas alternativas o nuevos cursos para conseguir metas en Extensión. Cada administrador de Extensión quiere hacer mas de los que sus recursos le permiten. PPBS ayudará al administrador a tomar decisiones entre programas parecidos. Los que logren dominar los conceptos, aprender las técnicas y empezar los procesos de implementación se beneficiara por dos lados, primero en la calidad de sus propios programas y en la cantidad de recursos escasos localizados en ellos. El PPBS es un paquete de técnicas para buscar recursos, manejo de programas y evaluación de un esfuerzo total de Extensión. Para el PPBS es básico el desarrollo de objetivos específicos de organización y de estructuras de programas para conseguir los objetivos. Esto es acompañado por el desarrollo de estudios analíticos para identificar significados alternativos de los objetivos planteados, costos vs beneficios y el desarrollo de un sistema de manejo de información que asistirá a los administradores del programa a verificar que lo que están haciendo bien y que lo que están haciendo mal. Hecho esto la responsabilidad de la búsqueda de recursos entre los programas en competición (en el rol administrativo y legislativo) tendrán más afinada su decisión y el total de recursos disponibles por la organización serán mucho mejor usados.

Elementos

  1. Especificación cuidadosa y un análisis sistemático de objetivos.
  2. Una búsqueda de alternativas relevantes, diferentes formas de lograr los objetivos.
  3. Un estimado del costo total de cada alternativa, directos e indirectos y aquellos que comprometan los años posteriores, los que se puedan medir en costos de dólares y los que no.
  4. Un estimado de efectividad por cada alternativa o que tan cerca estaría de alcanzar el objetivo.
  5. Una comparación o análisis de alternativas, buscando la combinación que vislumbre la mayor efectividad dados los recursos para lograr los objetivos.

PLAN

Se debe prestar atención a la oportunidad de desarrollar una mezcla de programas de técnica y educación de medios. Esto solo vendrá si se desarrollan cuidadosamente los objetivos, partiendo de términos operacionales. El plan puede subdividirse en la identificación de los objetivos actuales, desarrollo de criterios, determinación de necesidades y el establecimiento de las metas actuales. Este proceso mejorará la información del sistema y el manejo interno mediante el desarrollo de objetivos que guíen el proceso de toma de decisión. Los factores involucrados en el plan son los ingresos nacionales, impuestos, recursos y proyecciones de población para varias décadas. El pan debe estar diseñado de manera tal que se relaciones con los objetivos de toda la organización para prevenir posibles conflictos entre el desarrollo interno y externo.

ESTRUCTURA

Una vez las metas estén establecidas cada agencia debe programar todas las actividades proyectadas relacionadas con los objetivos. El PPBS hace énfasis en la identificación de las necesidades y el desarrollo de objetivos, así como en el programa de análisis para solucionar aquellas necesidades.

La estructura del programa llega a ser unas categorías de orientación al rendimiento que engloba con las actividades de la unidad gubernamental. Una categoría grande o un grupo de actividades en la agenda pueden servir para los objetivos principales. Un programa de subcategorias y unas subunidades serán de ayuda en el entendimiento de relaciones entre todas las operaciones. Cada elemento del programa es una actividad integrada que combina el personal, el equipo y las facilidades para un rendimiento específico dentro del programa de categoría.

PRESUPUESTO

El mayor elemento del sistema PPBS son los documentos de presupuesto. El “presupuesto de paso” traduce el presupuesto PPB entre costos totales en dólares para el mismo año fiscal (con los costos por lograr cada objetivo identificado). Las agencias has desarrollado el “plan de programa financiero”, que provee rendimientos y costos sobre todos los programas de agenda. El primer año del sistema PPBS es el año del presupuesto actual y la provisión es hecha para revelar el costo del programa para los años subsiguientes.

El ultimo ítem del sistema PPBS puede ser incluido dentro del presupuesto, éste es la revisión, análisis y evaluación del proceso entero. El sistema mejorará las operaciones de revisiones regulares de cada programa, incluyendo los estudios de la efectividad de costos y el examen de programas alternativos. Si los beneficios recibidos están cerca a los estimados, la decisión habrá sido la mejor.

CONFLICTO

El conflicto se genera sobre los programas de rendimiento del gobierno más que en las entradas. Con el PPBS el conflicto comienza cuando lo que se hace y cuán bien se esté para hacerlo esté determinado. Hoy, si más dinero va al gobierno, eso hace que varios programas tengan un incremento en la base, sin embargo ese incremento no afecta el éxito total del programa o la necesidad central de todo el objetivo. Esto satisface a todos y resuelve el problema.

ANALISIS DE COSTO BENEFICIO

El economista está preocupado por conseguir recursos para cumplir los objetivos. Como parte del programa de examen sería bueno que los administradores revisen las necesidades de las personas. El rol del análisis será encontrar el set de programas que alcance el objetivo o los grupos de objetivos. Aquí el análisis intentaría mostrar la mezcla del medio educacional y las técnicas que proveerían el nivel aceptable para el programa con el mínimo uso de recursos.

Los beneficios de individuales y para la sociedad son medidos de acuerdo al incremento del ingreso a los participantes en los cursos. Este puede ser estimado por los datos de fuentes locales o ingresadas por datos nacionales que se usen. Obviamente no es apropiado darle el crédito a todos los aumentos de ingreso a la educación adicional, pero si sugiere que los tipos de educación pueden tener un ajuste al individuo. Los beneficios también son los que acumula la sociedad a largo plazo por tener una persona educada por la capacidad estimada de éste.

SISTEMAS DE ANALISIS

Es una metodología para mirar los problemas de decisión sobre las condiciones de no certeza. Requiere en un primer paso una clara declaración de metas u objetivos. Estos objetivos deben ser enunciados de manera clara y operacional para encontrar los objetivos. La noción de sistema y su análisis implica que si los objetivos, los fines, y las responsabilidades funcionales están especificados, la tarea puede ser desempeñada de manera eficiente.

El concepto de un sistema y el análisis de los componentes y su relación con el sistema total es una habilidad que todo el equipo de Extensión tiene que empezar a desarrollar. Los sistemas de análisis requieren aproximaciones multidisciplinares al problema. El equipo de análisis debe tener economistas, sociólogos, científicos políticos así como expertos del programa de Extensión. Usando la declaración operacionalmente definida de objetivos, los sistemas de análisis proceden a proceden a examinar las alternativas para lograr los objetivos, los costos de éstos y los beneficios obtenidos una vez los costos hayan sido aplicados. El desafío del PPBS y los sistemas de análisis para la Extensión está en la aplicación imaginativa de las técnicas de análisis, una consideración de la interacción de todos los subsistemas, la extensión de los límites del sistema y la identificación de nuevas alternativas.

Un requerimiento fundamental de los sistemas de análisis es que deben ser abiertos y explícitos. Eso significa que las suposiciones, los cálculos, datos, y los juicios están disponibles para los proponentes y los oponentes que examinan la póliza. Los sistemas de análisis deben ser orientados hacia la producción más que hacia la entrada de los programas de Extensión. Los gastos deben ser atados a metas específicas.

La extensión al igual que toda la universidad tiene que empezar a evaluar los beneficios de las técnicas usadas en sus programas. Los programas de Extensión no son únicos. Su efectividad debe ser comparada con otros programas del gobierno y con la universidad. Cuando las actividades de extensión solicitan un presupuesto, éstos deben demostrar su eficiencia.

 

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